Удобно и экологично: как сервис на портале поставщиков помогает сэкономить ресурсы

С начала 2025 года на портале поставщиков Москвы подписано почти 800 тысяч электронных документов по исполнению контрактов, что позволило сэкономить более трех тысяч пачек бумаги или сберечь 185 деревьев. Это стало возможным благодаря внедрению электронного документооборота, который существенно упрощает и ускоряет процессы в сфере государственных закупок. Электронный документооборот улучшает взаимодействие между госзаказчиками и предпринимателями, экономит ресурсы и приносит экологическую пользу.

История внедрения и преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот на портале поставщиков был внедрен еще в 2020 году. В течение нескольких лет госзаказчики и предприниматели подписали более трех миллионов универсальных передаточных документов (УПД). Эти документы служат одновременно и актами приема-передачи, и счетами-фактурами, что значительно упрощает работу и снижает административные расходы.

Как отметил руководитель Департамента по конкурентной политике города Москвы Кирилл Пуртов, использование УПД способствует повышению эффективности контрактации, позволяет снизить издержки, ускоряет процесс подписания и повышения безопасности сделок, а также помогает заботиться об экологии.

Экологичный подход

Одним из ключевых плюсов электронного документооборота является его положительное влияние на окружающую среду. С начала 2025 года было подписано почти 800 тысяч электронных документов, что позволило сэкономить не менее 3 тысяч пачек офисной бумаги. Эта цифра эквивалентна экономии 185 деревьев, которые бы понадобились для производства такого количества бумаги. Внедрение электронного документооборота способствует снижению потребности в бумажной документации, что помогает уменьшить вырубку деревьев и снизить углеродный след.

Удобство для бизнеса и пользователей

Помимо экологической выгоды, электронный документооборот на портале поставщиков удобен как для госзаказчиков, так и для предпринимателей. Все документы доступны в любой момент и из любой точки, что особенно актуально в условиях удаленной работы. С помощью УПД предприниматели могут быстро подписать и отправить документы заказчику, инициируя процесс приема товаров, постановки их на учет и оплаты.

Кроме того, в личном кабинете УПД предприниматели могут легко отслеживать статус документов и ускорить процессы. Электронное подписание и отправка документов позволяют существенно сократить время, затрачиваемое на бумажную работу.

Снижение расходов и улучшение оплаты

Использование УПД также помогает снизить расходы на печать и хранение документации, а также на административные затраты. Электронный документооборот позволяет ускорить процессы оплаты, что особенно важно для бизнеса. В Москве, согласно федеральному законодательству, оплата по контрактам должна производиться в течение семи рабочих дней, однако благодаря электронным документам столичные госучреждения успевают выполнить этот процесс в среднем за четыре дня.

Таким образом, электронный документооборот не только улучшает взаимодействие с госзаказчиками, но и ускоряет оборот средств, что особенно важно для малых и средних предпринимателей.

Интеграция с бухгалтерскими системами

На портале поставщиков также доступен встроенный API-сервис, который позволяет бизнесу удобно и быстро оформлять УПД. Этот сервис интегрируется с бухгалтерскими системами компаний, что дает возможность автоматически передавать документы на портал, значительно экономя время и упрощая работу с документами.

С помощью встроенного API предприниматели могут интегрировать свою бухгалтерскую систему с порталом поставщиков, что значительно упрощает процессы и позволяет автоматизировать оформление УПД. Это особенно полезно для компаний с большим объемом документооборота, поскольку автоматизация помогает избежать ошибок и сэкономить время на составление и приемку документов.

Преимущества для малых и средних предприятий

Портал поставщиков Москвы был создан для того, чтобы автоматизировать закупки малого объема и сделать их доступными для малого бизнеса. На платформе представлено более 3,2 миллиона уникальных наименований товаров, работ и услуг, предлагаемых предпринимателями. Каждый день на портале заключается около 1,5 тысячи контрактов, что свидетельствует о высокой востребованности этой платформы.

Госзаказчики и предприниматели могут не только участвовать в тендерах, но и оптимизировать свои процессы, сократить издержки и повысить свою эффективность, благодаря интеграции с порталом поставщиков.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы:

1. Экономия бумаги: электронные документы не требуют печати, что снижает расход бумаги и экономит природные ресурсы.

2. Ускорение процессов: электронный документооборот ускоряет процесс подписания, приема товаров и оплаты по контрактам.

3. Удобство: все документы доступны в личном кабинете, что позволяет отслеживать статус и управлять контрактами дистанционно.

4. Снижение издержек: электронное оформление документов позволяет сократить расходы на печать, хранение и бумажную документацию.

5. Автоматизация процессов: интеграция с бухгалтерскими системами упрощает создание и передачу документов на портал, что экономит время и усилия.

Минусы:

1. Необходимость обучения: некоторые предприниматели могут столкнуться с необходимостью обучения использованию новых электронных систем.

2. Технические проблемы: в некоторых случаях могут возникать технические сбои, что замедляет процесс оформления документов.

3. Зависимость от технологий: электронный документооборот требует надежного интернет-соединения и корректной работы программного обеспечения.

Часто задаваемые вопросы

1. Как оформить электронный документооборот на портале поставщиков?
Для этого нужно создать учетную запись на портале поставщиков и пройти процедуру регистрации. После этого можно начать оформлять УПД и подписывать их с использованием электронной подписи.

2. Как проверить статус подписанных документов?
Все подписанные документы доступны в личном кабинете на портале поставщиков, где можно отслеживать их статус.

3. Как снизить расходы на документооборот?
Использование электронных документов значительно снижает расходы на печать и хранение бумажных документов, а также ускоряет процессы оформления и оплаты.

4. Можно ли интегрировать портала с бухгалтерской системой?
Да, портал поставщиков поддерживает интеграцию с бухгалтерскими системами с помощью API-сервиса, что упрощает оформление УПД и позволяет автоматизировать процессы.

Электронный документооборот на портале поставщиков Москвы — это важный шаг к модернизации системы госзакупок. Он помогает ускорить процессы, снизить расходы и облегчить работу как для госзаказчиков, так и для предпринимателей. Более того, это решение приносит экологическую пользу, уменьшая потребность в бумажной документации. Все эти преимущества делают процесс заключения и исполнения контрактов более прозрачным и эффективным для всех участников.